KOMUNIKASI PERKANTORAN

KOMUNIKASI PERKANTORAN

Jenis dan Asas Komunikasi  Perkantoran

Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada oranng lain. Dalam komunikasi  itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut:

1). Pengirim Warta (communicator).

2). Warta, Keterangan , atau buah pikiran.

3). Alat atau sarana untuk meyampaikan warta.

4). Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ saran yang bersangkutan.

5). Penerima warta(communicate).

            Jadi, kalau misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada direktur perusahaan , maka dalam hal ini terjadi communicaton.

Tetapi , dalam suatu organisasi  atau kantor yang sudah besar, proses komunikasi administrasinya tidaklah sedemikian sederhana. Masih banyak unsur-unsur lainnya yang masuk ke dalam proses itu  seperti misalnya berbagai alat yang dipakainya atau tatacara penyampain wartanya.

Sebuah bagan yang terperinci mengenai komunikasi telah disusun olehClaude E. Shannon dan Warren Weaver dalam buku mereka The Mathematical Theory of Communication sebagai berikut :

1)      Sumber Warta

2)      Wartanya itu sendiri

3)      Alat Pengirim Warta

4)      Isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu sendiri

5)      Sumber Gangguan

6)      Isyarat yang diterima

7)      Alat Penerima yang menyajikan

8)      Wartanya

9)      Pihak yang dituju.

Gangguan-gangguan yang timbul dalam proses hubungan akan menambah, mengurangi, atau memutar-balikan warta yang dikirimkan itu . Jadi todak jarang suatu warta setelah sampai ke tempat  tujuannya , ternyata isinya sudah tidak lagi sama seperti yang dimaksudkan sumbernya.

Walaupun pada penyampain sesuatau warta mungkin terdapat suatu maksud khusus tersendiri, tapi pada umumnya tata hubungan mempunyai 2 tujuan menurut Keith Davis, yaitu:

1.      To provide the information and understanding necessary for group affort ( The SKILL to work)

2.      To provide the attitudes necessary for motivation, cooperation, and job satisfaction.(the WILL to work)

1.      Untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama dari kelompok itu KEMAHIRAN  kerja.

2.      Untuk mengusahakan sikap-sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerja, kerjasama, dan kepuasan dalam pekerjaan KEMAUAN  kerja.

      Menurut Davis komunikasi yang lebih baik menghasilkan pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik , sedang persatupaduan antara kenahiran kerja dan kemauan kerja itu akan menghasilkan karya yang terbaik.

Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh  J. C Denyer (office Management, 1975) yang membedakanya dalam:

1). Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Ini meliputi surat yang dikirimkan melalui surat pos atau petugas penhantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya

2). Sistem Kominikasi Lisan ( Oral Communication)

Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara.

3). Sistem Mekanis (Mechanical System)

Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.

4). Sistem Panggilan Petugas( Staff Location System)